Система будується навколо єдиної бази працівників. Усе інше — журнали, накази, картки ЗІЗ, графіки медоглядів — лише різні представлення тих самих даних, які більше не потрібно переписувати вручну.
Дані вводяться один раз на нижньому рівні й далі використовуються всіма модулями та кабінетами.
Фундамент системи. Тут зберігається все, на що спираються решта модулів.
Правила, за якими система рахує строки, формує документи й надсилає нагадування.
Те, що бачить людина: свій перелік завдань і документів — і нічого зайвого.
Права налаштовуються на етапі впровадження й далі змінюються адміністратором підприємства.
| Роль | Що робить у системі | Доступ до даних |
|---|---|---|
| Працівник | Читає інструкції та пам'ятки, складає тести, підписує інструктажі й ознайомлення з наказами, бачить свій графік медоглядів і картку ЗІЗ. | Лише власні документи |
| Відповідальний за ОП | Веде базу працівників, створює записи в журналах, призначає стажування, формує накази, контролює строки, вивантажує форми. | Усе підприємство |
| Відповідальна особа керівник підрозділу, керівник дільниці, інші фахівці |
Проводить первинні, повторні, позапланові та цільові інструктажі у своєму підрозділі, призначає стажування або звільнення від нього, формує накази, підписує журнал після задовільного тестування, керує нарядами-допусками. | Власний підрозділ |
| Роботодавець | Бачить зведену картину: відсоток охоплення, прострочені події, результати перевірки знань. Підписує документи кваліфікованим електронним підписом. Отримує повідомлення про необхідність недопуску працівника до роботи після повторної незадовільної перевірки знань. | Зведені показники |
| Адміністратор | Керує обліковими записами, ролями, шаблонами документів, брендуванням і резервним копіюванням. | Технічні налаштування |
Кожен кабінет — окреме робоче місце зі своїм переліком завдань, документів і прав. Людина бачить лише свою частину процесу.
Створюється автоматично з картки працівника в базі: ПІБ, професія, підрозділ, табельний номер. Відкривається з комп'ютера або телефона.
Керівник структурного підрозділу, керівник дільниці та інші фахівці, на яких наказом покладено функції з охорони праці. Бачить лише свій підрозділ.
Загальна панель підприємства: усі підрозділи, усі журнали, усі строки. Робоче місце інженера з охорони праці.
Стан охорони праці на підприємстві в реальному часі — без занурення в документообіг.
Налаштування платформи під конкретне підприємство.
Кожна дія фіксується з датою, часом і автором. Видалити запис заднім числом неможливо — можливе лише коригування з новим записом в історії.
Система рахує наступну дату від дати попередньої події: повторний інструктаж — 3 або 6 місяців, навчання — 1 або 3 роки, медогляд — за графіком шкідливих чинників.
Повідомлення надходять і працівнику, і відповідальному. Строк попередження налаштовується окремо для кожного типу події.
Три стани: у нормі, спливає строк, прострочено. Панель відкривається одразу на прострочених позиціях.
Записується, який документ і в якій редакції відкрив працівник, скільки часу читав і з якого пристрою.
Внутрішній підпис із міткою часу для документів підприємства та кваліфікований електронний підпис для документів посиленого рівня.
Журнал закривається лише після підпису обох сторін — того, кого інструктують, і того, хто інструктує.
Тести формуються під конкретну професію та перелік інструкцій. Питання перемішуються, варіанти відповідей — теж.
При незадовільних результатах перевірки знань система призначає повторну перевірку знань у межах 10 днів, але не частіше ніж раз на день, і повідомляє відповідального. Після другої незадовільної перевірки система повідомляє керівника про необхідність недопуску працівника до роботи.
Після закінчення строку стажування працівник і відповідальний отримують повідомлення про необхідність іспиту; результат заповнює графи 11 і 12 журналу.
Вивантаження у встановленій формі, формат А4 (210 × 297), з нумерацією граф і всіма заповненими колонками.
Наказ про стажування, програма стажування, наказ про призначення відповідальних, план-графік навчання — з реквізитами підприємства.
Будь-який журнал друкується за довільний період, підрозділ, професію або конкретного працівника.
Захищена хмара з добовим резервним копіюванням або встановлення на власному сервері підприємства.
Кожна зміна фіксується: хто, коли, що змінив. Записи журналу дій не редагуються.
Обробка відповідно до Закону України «Про захист персональних даних», розмежування доступу за ролями та підрозділами.
Типовий строк — 14 робочих днів для підприємства до 500 працівників.
| Етап | Зміст | Що робимо ми | Що потрібно від вас | Строк |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Аудит документообігу | Аналізуємо наявні журнали, інструкції, накази, перелік професій і НПАОП, що застосовуються | Копії чинних документів, перелік підрозділів | 2 дні |
| 2 | Брендування | Налаштовуємо назву, логотип, кольори, домен, реквізити у друкованих формах | Логотип і фірмові кольори | 1 день |
| 3 | Наповнення | Готуємо інструкції, програми стажування, пам'ятки та тестові завдання за професіями | Погодження та затвердження | 5–7 днів |
| 4 | Перенесення даних | Завантажуємо базу працівників, дати останніх інструктажів, медоглядів, видачі ЗІЗ | Вивантаження з кадрової системи або таблиця | 2 дні |
| 5 | Навчання й запуск | Навчаємо службу охорони праці та керівників підрозділів, супроводжуємо перший місяць | 2 години часу відповідальних осіб | 2 дні |
Система працює у браузері. Для працівників цехів передбачено режим термінала — спільний планшет або кіоск із входом за табельним номером.
Демонстраційні кабінети відкриті без реєстрації — з умовними даними підприємства.